Projekte, Projektschritte und Aufgaben

In tally ist deine Arbeit klar strukturiert: Projekte bilden den Rahmen, Projektschritte geben die Struktur – und Aufgaben machen die Arbeit konkret. Das Projekt ist der zentrale Ort für Kommunikation, Dokumentation Datenübergabe und Zusammenarbeit mit deinem Team und deinen Kund*innen.

Projekt anlegen

In tally startest du mit einem neuen Projekt, indem du in der Projektliste auf „Neues Projekt“ klickst. Du kannst vorher festgelegte Projektvorlagen nutzen oder einfach leer starten. Ist das Projekt gespeichert werden direkt danach Projektschritte mit Aufgaben angelegt und Personen eingeladen, die an diesem Projekt mitarbeiten dürfen oder dieses Projekt übernehmen sollen.

Projekte können intern oder gemeinsam mit Kund*innen genutzt werden. Ist die gesamte Struktur angelegt können KundInnen eingeladen werden. Auch hier entscheidest du was genau deine KundInnen sehen dürfen und welche Rechte sie haben und was sie sehen dürfen

Folgende Felder können befüllt werden:

Projekttitel
Kundenname
Bild: JPG oder PNG am besten quadratisch
Termin / Deadline – Erinnerungen 3 Tage vor der Deadline
Automatische Löschung – Aus DSGVO Gründen muss tally die daten zu einem definierten Zeitraum löschen, 1 Woche vor dem Löschdatum wirst du benachrichtigt ob die Löschung verschieben möchtest oder das Projekt auf unbestimmte Zeit Archivieren möchtest.
Projekt aus Vorlage befüllen – Siehe Projektvorlagen
Projekt nicht in Auslastungsübersicht anzeigen: Für interne Projekte, die nicht aufscheinen sollen
Links: Für wichtige Dokumente, die als Quicklink im Projekt angepinnt werden
Tags: Kategorisierung für Projekte

Team hinzufügen

Zum einladen von Team-Mitgliedern gibt einfach deren Namen ein. tally zeigt dir dann alle Personen die bereits in deinem Workspace angelegt sind.

Zur Einladung von neuen Personen gib die E-Mail-Adressen deiner Teammitglieder ein und drücke auf „Enter“. tally versendet eine Mail mit einem Einladungslink.

Projektvorlagen

Projektvorlage erstellen

Um eine Projektvorlage zu erstellen gehst du auf die Workspace-Ebene und klickst in der Navigation auf „Vorlagen“. Dann gehst du auf „Neue Vorlage“ und siehst die Eingabemaske für die Projektvorlage. Folge der Anleitung und speichere so deine erste Projektvorlage.

Gib deiner Vorlage einen Titel und speichere die Vorlage in folgendem Format ab:

Projektschritt:
Aufgabe 1
Aufgabe 2
Aufgabe 3

Projektschritt 2:
Aufgabe 1
Aufgabe 2
Aufgabe 3

Projekt aus Vorlage befüllen

Sind die Vorlagen angelegt kannst du beim Anlegen eines neuen Projekts die Option wählen „Projekt aus Vorlage befüllen“. Dann wird das neue Projekt auf Grundlage der von dir vorgegebenen Struktur angelegt.

Projektschritte

Projektschritte geben deinem Projekt eine klare Struktur und helfen dir dabei, Abläufe in sinnvolle Abschnitte zu unterteilen. Jeder Projektschritt zeigt an, wie viele Aufgaben welchem Status zugeordnet sind, wer verantwortlich ist und welche Inhalte gerade aktiv sind. Du kannst über die farbige Statusanzeige schnell erkennen, wie weit ein Schritt fortgeschritten ist.

Alle Projektschritte werden im linken Bereich des Fensters angezeigt. Alle Aufgaben innerhalb eines aktiven Projektschritts werden im rechten Bereich des Bildschirms angezeigt.

Projektschritte, die für externe Kund:innen nicht sichtbar sind, sind strichliert und mit einem Schloss markiert – so steuerst du die Sichtbarkeit gezielt.

Der jeweils aktive Projektschritt ist mit einem Bookmark-Icon markiert.

Du kannst die Projektschritte manuell anlegen oder mit Projektvorlagen vorbefüllen.

Aufgaben

Aufgaben sind die vielseitigen Wunderkinder von tally. Sie liegen innerhalb von Projektschritten und enthalten alles, was zur Umsetzung nötig ist. Auf einen Blick siehst du den Status, den Titel, zuständige Personen, Kommentare, Dateien und wichtige Markierungen wie die Flamme (dringend) oder den Stern (Merkliste).
Aufgaben lassen sich durch Drag & Drop verschieben – innerhalb eines Projektschritts oder in andere Schritte.

Aufgaben-Übersicht (Kachel geschlossen)

Aufgaben-Status
Deadline (optional)
Anzeige sind Anhänge vorhanden
Anzeige sind Kommentare vorhanden
Zuweisung der aktuell verantwortlichen Person

Aufgaben-Detail (Kachel aufgeklappt)

Durch das Aufklappen der Aufgaben-Kachel erhältst du Zugriff auf:

Auf die Merkliste (nur bei eigenen Aufgaben)
Flamme (dringend)
Feedback per Mail anfordern
Bearbeitungs- und Löschfunktionen
Zuweisung der aktuell verantwortlichen Person
Kommentare mit Anhängen

Was bedeuten die Aufgaben Status?

In tally helfen dir Aufgabenstatus dabei, den Fortschritt jeder Aufgabe nachvollziehbar zu machen – für dich, dein Team und deine Kund*innen. Jeder Status zeigt, in welchem Bearbeitungsstand sich eine Aufgabe befindet und was als Nächstes zu tun ist.

Der Kommentar-Editor:
Der Kommentar-Editor in tally ermöglicht dir, Rückfragen zu stellen, Informationen zu ergänzen oder Feedback zu geben – genau dort, wo es gebraucht wird.

Er hat folgende Funktionen:

Dateianhänge hochladen: Büroklammer (bis zu 100mb)
Screenshots mittels Copy/Paste direkt im Editor einfügen
Daten einfach über das Kommentarfeld ziehen.
Personen zusätzlich benachrichtigen mit dem User-Icon oder im Text mit @Name Formatierung: Fett, Kursiv, Listen.

Hinweis: Kopiert man einen Link von Google Docs oder Sheets in den Editor wird automatisch ein Vorschaubild generiert und der Titel ausgelesen.

Party Button

Abgeschlossene Aufgaben müssen (manchmal) gefeiert werden. Sobald eine Aufgabe den Status „abgeschlossen“ hat – erscheint das Party Icon. Klick darauf und lass dich überraschen!

Dateien

In tally werden Dateien immer nur direkt bei Aufgaben hochgeladen – zentral, nachvollziehbar und versionssicher.

So findest du immer den richtigen Anhang in Zusammenhang mit der Aufgabe.

Im Menüpunkt „Dateien“ in jedem Projekt kannst du dir alle Daten anzeigen lassen und sie nach Dateityp filtern.

Ein klick auf das Datum führ direkt zur Aufgabe,

Aufgaben filtern:
Mit den Aufgabenfiltern im Projektschritt behältst du den Überblick – auch bei vielen Aufgaben. Du kannst erledigte Aufgaben ausblenden oder dir nur die Aufgaben anzeigen lassen, die dir zugewiesen sind. So siehst du immer nur das, was gerade relevant für dich ist.

Aufgaben durchsuchen:
Rechts oben im Projektschrott findest du die Suche.
Diese bezieht sich während dem Tippen immer auf den aktuellen Projektschritt und filtert live die Aufgaben darunter. Klickst allerdings auf „Enter“ wird das ganze Projekt durchsucht und liefert dir alle Ergebnisse in denen dein Suchbegriff vorkommt.

Projekt Spezialfunktionen

Spezialfunktion: Zauberstab

Der Zauberstab in tally ist deine Schnellzuweisung für Aufgaben die gesammelt z.B. einen neuen Verantwortlichen oder einen neuen Status bekommen sollen. Wähle zuerst was du überschreiben möchtest. Anschließend wird der Mauspfeil in einen Zauberstab umgewandelt und du kannst alle Aufgaben umwandeln die es betrifft.

Magic- ganz genau!

Spezialfunktion: Projektexport

Mit dem Projekt-Export kannst du die Aufgabenliste sichern oder extern weitergeben. Exportiert werden alle Projektschritte mit Aufgaben und Status.

Du hast die Wahl zwischen verschiedenen Formaten: CSV, JSON oder einer druckfreundlichen Ansicht als PDF-Vorlage. Ideal für Dokumentation, Übergaben oder Archivierung.

Spezialfunktion: Aktivitäten