Arbeiten im Team / Abläufe
tally unterstützt dein Team dabei, effizient zusammenzuarbeiten – und zeigt jedem nur das was im Moment relevant ist. Mit verlässlichen Benachrichtigungen und einer ausgeklügelten Aufgaben-Liste, die dir wirklich hilft den Überblick nicht zu verlieren. So bleibst du auch bei mehreren Projekten und Workspaces stets informiert und handlungsfähig.
Echtzeit-Benachrichtigungen
Die Benachrichtigungsliste erreichst du über das Glockensymbol oben links. Jede Meldung enthält den Zeitpunkt, Inhalt, Quelle sowie Aktionen zum Markieren oder Löschen.
Du wirst sofort informiert, wenn in einem Projekt, an dem du beteiligt bist, etwas passiert. Ob neue Aufgaben, Kommentare oder Statusänderungen – tally hält dich in Echtzeit auf dem Laufenden.
- Ein Fortschrittsbalken zeigt dir, wie viele Nachrichten du heute bereits abgearbeitet hast.
- Suche: Du kannst deine Benachrichtigungen gezielt nach Stichwörtern durchsuchen.
- Filter: Sortiere nach „gelesen“ und „ungelesen“ oder filtere nach Workspace und Projekt.
- Alle als gelesen markieren: Mit einem Klick erledigst du alle offenen Benachrichtigungen.
- Gelesene löschen: Halte deine Ansicht aufgeräumt, indem du alle gelesenen Meldungen entfernst. Die Aufgaben bleiben natürlich nach wie vor erhalten und du findest sie in deiner Aufgabenliste.
Eigene Aufgaben und Merklsite
Mit dem Listensymbol oben links öffnest du den Aufgaben-Assistenten – dein zentrales Tool für den Tagesüberblick. Hier findest du zwei zentrale Funktionen:
Merkliste
- In der Merkliste siehst du alle Aufgaben, die du dir bewusst gemerkt hast. (Stern Icon)
- Ein Flammensymbol kennzeichnet dringende Aufgaben, daneben siehst du Titel und Quelle.
- Mit einem Klick auf den Stern kannst du Aufgaben jederzeit wieder von der Liste entfernen.
Aufgabenliste
Hier findest du alle offenen Aufgaben, die dir zugewiesen wurden. Über das Filtersymbol kannst du nach Status sortieren – z. B. „In Arbeit“, „Offen“ oder „Bereit zur Abnahme“.
Die Aufgaben-Ansicht wechselt je nachdem, ob du auf der Workspace Ebene oder auf der Projekt-Ebene bist. Die Reihenfolge bestimmt ein Algorythmus. Dabei werden neue Aufgaben und Aufgaben mit offenen Fragen weiter oben gereiht.
Auch hier stehen Flamme (dringend), Titel und Quelle im Fokus. Aufgaben kannst du bei Bedarf mit einem Stern für die Merkliste vormerken.
Auslastungsübersicht
Die Auslastungsübersicht zeigt dir, wie und wo dein Team aktuell eingebunden ist – projektübergreifend und auf einen Blick. So erkennst du frühzeitig Engpässe, planst realistisch und sorgst für eine faire Verteilung der Aufgaben.
Die Auslastungsübersicht findest du im Workspace-Menü unter „Auslastung“.
Die Auslastungsübersicht zeigt dir in einer Matrix-Ansicht, welche Teammitglieder in welchen Projekten Aufgaben übernehmen – inklusive Statusanzeige.
Klickt du auf ein Profil-Bild deiner Teammitglieder werden alle Projekte darunter neu sortiert und die Abhängigkeit mit anderen Personen dargestellt. So wird klar wer mit wem an welchen Projekten arbeitet. Projekte in denen Flammen aktiviert sind werden hier ebenfalls hervorgehoben. Damit du sofort siehst wo’s brennt. Um die offenen Aufgaben der Person im Projekt zu sehen kannst du auf einen der Projektkreise klicken.
Vertretung bei Abwesenheit
Mit der Vertretungsregelung in tally kannst du festlegen, wer während deiner Abwesenheit Benachrichtigungen und Aufgabeninformationen erhält. Die Umleitung wird projektbezogen konfiguriert und lässt sich jederzeit aktivieren oder deaktivieren. So bleibt dein Team handlungsfähig – auch wenn du mal nicht da bist.
Tipps zur Zusammenarbeit
- Aufgaben klar beschreiben
Formuliere Aufgaben so, dass andere sofort wissen, worum es geht. Nutze Titel, kurze Beschreibungen und ggf. Dateien oder Kommentare zur Ergänzung. - Status immer aktuell halten
Nutze die Status-Icons sinnvoll – so weiß dein Team jederzeit, ob etwas offen, in Arbeit oder zur Abnahme bereit ist. - Verantwortung zuweisen
Jede Aufgabe braucht einen Verantwortlichen. So vermeidest du doppelte Arbeit und stellst sicher, dass nichts liegen bleibt. - Wichtige Aufgaben markieren
Setze die Flamme für dringende Aufgaben – aber nur, wenn es wirklich nötig ist. So bleiben Prioritäten sichtbar und ernst gemeint. - Kommentare direkt bei der Aufgabe
Diskutiere direkt in der Aufgabe – das spart E-Mails, hält den Kontext und macht Entscheidungen nachvollziehbar. - Dateien dort hochladen, wo sie gebraucht werden
Lade Dateien direkt bei der passenden Aufgabe hoch. So findest du später alles wieder – ohne Suche im Chaos. - Transparenz durch Sichtbarkeit
Wenn du mit Kund*innen arbeitest: Achte darauf, welche Projektschritte und Aufgaben sichtbar sind – und welche nicht. - Vertretung aktivieren bei Abwesenheit
Lege eine Vertretung fest, wenn du mal nicht erreichbar bist. Dein Team bleibt informiert, ohne nachhaken zu müssen. - Aufgaben merken – für den schnellen Zugriff
Nutze die Merkliste, um wichtige oder unbeantwortete Aufgaben im Blick zu behalten – besonders hilfreich bei der Tagesorganisation um Aufgaben zu priorisieren.